セミナーや勉強会を開催したあと、そのまま懇親会もできる会場を探している方は少なくないはずです。参加者同士の交流を深めたいのに、会議室だけの会場では飲食ができず、結局別の店へ移動することになり、せっかくの熱量が途切れてしまう——そんな経験をした主催者の方も多いのではないでしょうか。
セミナー後の懇親会会場探しで起きること
多くの貸し会議室は、机と椅子、プロジェクターなど最低限の設備は揃っていても、飲食を伴う懇親会には対応していません。飲食禁止だったり、簡単な軽食しか許可されていなかったりするケースが一般的です。そのため、セミナー本編は会議室、懇親会は近くの飲食店と、会場を分けて予約する主催者が多く見られます。
しかし会場を分けると、移動時間のロスや、貸し切りにできず周囲を気にしながらの懇親会になってしまうといった問題が起こりがちです。人数が変動しやすい懇親会では、貸し切りできる会場かどうかも重要な確認ポイントになります。
懇親会もできる会場を選ぶときのチェック観点
セミナーから懇親会まで一貫して行える会場を選ぶ際は、次のような観点でチェックすると失敗が少なくなります。
- 収容人数：着席のセミナー形式と、立食の懇親会形式では入る人数が変わります。最大何名まで対応できるか、両方の形式で確認しておきましょう。
- キッチンや調理設備の有無：ケータリングの温め直しや簡単な盛り付けができるキッチン、ドリンクを提供しやすいバーカウンターがあると懇親会がスムーズです。
- 駅からのアクセス：懇親会は開始・終了時間が読みにくいため、駅から近い会場だと参加者の負担が少なくなります。
- スペースの構成：セミナーエリアと懇親会エリアを分けられる複数スペース構成の会場であれば、レイアウト転換の手間を減らせます。
- 映像・配信機材：プロジェクターや配信機材が備わっていれば、セミナー部分のクオリティも担保しやすくなります。
下見の際は、実際にレイアウトを変えてみて転換にかかる時間や動線を確認しておくと安心です。
準備の段取りとよくある失敗例
懇親会もできる会場を予約したあとは、次のような準備を進めておくとスムーズです。
- 飲食の持ち込み可否とケータリングの手配方法を早めに確認する
- セミナーから懇親会への転換に必要な時間を見積もり、タイムスケジュールに余裕を持たせる
- ゴミの処理や原状回復のルールを事前に把握しておく
- 音響・配信機材の操作方法を当日担当者と確認しておく
よくある失敗例として、飲食の手配を後回しにしてしまい直前でバタバタする、レイアウト転換に想定より時間がかかり懇親会の開始が遅れる、といったケースがあります。会場への確認事項をリスト化して、下見の段階で一つずつ潰しておくことが、当日の安心につながります。
よくある質問
懇親会用の飲食物は持ち込めますか？
会場によって対応は異なりますが、キッチン設備がある会場では、外部からの持ち込みや簡単な調理・盛り付けに対応しやすい傾向があります。予約前に確認しておきましょう。
セミナーと懇親会でレイアウトを変える時間はどれくらい見ておけばいいですか？
会場の広さや家具の可動性によって変わりますが、余裕をもって15〜30分程度の転換時間を確保しておくと安心です。心配な場合は、下見の際に実際に配置転換を試してみるとよいでしょう。
さいごに
セミナーから懇親会まで会場を移動せずに行いたい方は、私たちが運営する明治神宮前駅から徒歩1分、ハラカド裏のイベントスペースもご検討ください。キッチン&バーカウンターを備え、最大60名まで利用できる複数スペース構成で、100inchプロジェクターや配信機材も揃っています。詳しい利用方法はコワーキング利用のご案内、勉強会の会場選びについては原宿の勉強会・もくもく会の会場選びもあわせてご覧ください。最新の料金は料金シミュレーターで確認いただけます。ご予約・お問い合わせは予約・お問い合わせページからどうぞ。