展示会スペースを小規模で借りたいと考えたとき、広い展示ホールや堅い雰囲気の貸し会議室しか見つからず、イメージに合う会場が見つからないと感じたことはありませんか。少人数の出展者やプロダクト展示に合った規模の会場を探すには、いくつか押さえておきたい視点があります。
小規模な展示会で会場探しにつまずきやすい理由
展示会というと大型の展示場やコンベンションホールを思い浮かべる方も多いですが、出展者が数名〜十数名程度の小規模な展示会では、広すぎる会場は費用も動線も持て余してしまいます。かといって貸し会議室は机と椅子が中心で、作品や商品を魅力的に見せるレイアウトが組みにくいという声もよく聞きます。
個展のように一人の作家が作品を展示する会場探しについては個展会場をレンタルするときの選び方でも取り上げていますが、複数の出展者が集まる小規模な展示会では、動線設計や搬入経路など確認すべき点がさらに増えます。
展示会スペースを小規模で選ぶときのチェック観点
小規模な展示会に合う会場を選ぶときは、まず収容人数の目安を確認しましょう。来場者と出展ブースを合わせて20〜60名程度を想定できる会場であれば、混雑しすぎず、かつ閑散として見えない密度を保ちやすくなります。
次に見るべきは什器やパネルの搬入経路です。エレベーターや通路の幅、段差の有無は事前に確認しておかないと、当日になって大きな什器が運べないというトラブルにつながります。壁面にディスプレイやパネルを設置できるか、照明機材を使う場合に必要な電源容量が確保できるかも、下見の際に忘れず確認したいポイントです。あわせて最寄り駅からのアクセス時間も、来場者の負担を左右する要素として意識しておくとよいでしょう。
準備の段取りと当日の流れ・失敗しやすい例
会場が決まったら、当日までの段取りを整理しておくとスムーズです。特に次のような点は見落としがちなので、チェックリスト化しておくことをおすすめします。
- 搬入・搬出にかけられる時間帯と、前後の予約状況の確認
- 什器やパネルをレンタルするか持ち込むかの判断と手配
- 照明・配信機材を使う場合の電源容量とコンセント位置の確認
- 受付や動線、非常口の位置など来場者導線の確認
- 撤収・原状回復にかかる時間を見込んだスケジュール設定
よくある失敗例として、搬入経路の幅を確認せずに大きな什器を予約してしまい、当日に別ルートを探すことになったケースや、電源容量を確認しないまま照明機材を持ち込んで一部しか点灯できなかったケースが挙げられます。いずれも事前の下見と会場スタッフへの確認で防げるトラブルです。
よくある質問
小規模な展示会でも会場の下見はできますか？
会場によって対応は異なりますが、予約前の下見に対応しているスペースは多くあります。搬入経路や什器の配置、コンセントの位置などは実際に足を運んで確認しておくと、当日のトラブルを減らせます。
何名くらいから小規模な展示会と呼べますか？
明確な基準があるわけではありませんが、来場者と出展者を合わせて数十名〜60名程度までを想定した会場を選ぶケースが多く、大型ホールに比べて設営や運営を機動的に進めやすいのが特徴です。
さいごに
小規模な展示会に合う会場は、収容人数や搬入経路、電源といった条件を事前にチェックしておくことで、当日の準備をぐっとスムーズにできます。私たちが運営する明治神宮前駅から徒歩1分、ハラカド裏のスペースも、複数スペース構成と100inchプロジェクター・配信機材を備え、最大60名までの展示会や発表会にご利用いただけます。イベント事例はイベント活用事例で紹介していますので、雰囲気の参考にしてみてください。最新の料金は料金シミュレーターでご確認いただけます。