送別会の会場を東京で探すとき、「貸切にできるか」「参加人数に対して広さは十分か」「当日の設備は整っているか」といった点で迷う方は少なくありません。異動や退職が決まってから会場探しを始めることが多く、希望の日程で貸切できる会場がなかなか見つからず焦ってしまうこともあります。
送別会の会場探しで実際に起きること
送別会は開催が決まってから当日までの猶予が短いことが多く、会場探しが後手に回りがちです。人気の飲食店は貸切に対応していなかったり、対応していても曜日や時間帯が限定されていたりします。二次会も見据えて近い場所で会場を確保したい、送別のメッセージや余興ができるように貸切にしたい、といった要望が出てくるのも送別会ならではの悩みです。
貸し会議室で代用しようとしても、飲食の持ち込みができなかったり、雰囲気が事務的になりすぎたりして、送別会らしい和やかな時間を作りにくいと感じる方もいます。
送別会の貸切会場を選ぶときのチェック観点
送別会向けの貸切会場を選ぶときは、次のような観点で比較すると失敗が少なくなります。
- 参加人数に対して十分な収容人数があるか（着席・立食それぞれ何名まで対応できるか）
- 最寄り駅からのアクセスのしやすさ（雨天時や夜間の移動も考慮）
- 飲食物の持ち込みや、ケータリング・出張シェフなどの利用可否
- プロジェクターやマイクなど、余興や動画上映に使える設備があるか
- 貸切の時間帯や延長の可否、当日の搬入・搬出のしやすさ
特に参加人数の見込みが変動しやすい送別会では、最大60名程度まで対応できるスペースや、複数のスペース構成で人数に応じて使い分けられる会場だと、直前の増減にも対応しやすくなります。
送別会当日までの準備とよくある失敗
送別会の会場を貸切で押さえた後も、当日までにいくつか準備しておきたいポイントがあります。
- 参加予定人数を早めに把握し、会場の収容人数と照らし合わせる
- 持ち込み可否や飲食の手配方法を事前に会場側へ確認する
- 余興や寄せ書き、動画上映などを行う場合は必要な設備を伝えておく
- 可能であれば事前に会場を下見し、動線や配置をイメージしておく
- 料金は変動することがあるため、直前ではなく早めに見積もりを確認する
よくある失敗として、人数が想定より増えて会場が手狭になってしまう、当日になって持ち込みができないと分かる、といったケースが挙げられます。事前に会場側とやり取りをして条件をすり合わせておくことが、当日慌てないための一番のポイントです。
よくある質問
送別会の会場は何日前から予約すればよいですか？
会場や時期によって異なりますが、貸切での利用を希望する場合は、日程の候補が決まった時点でできるだけ早めに問い合わせると希望の枠を確保しやすくなります。
飲食の持ち込みはできますか？
会場によって対応は異なります。持ち込み可能な会場や、キッチン・バーカウンターを備えた会場であれば、ケータリングや出張シェフと組み合わせた送別会もしやすくなります。事前に会場側へ確認しておきましょう。
さいごに
送別会の会場探しは、収容人数・アクセス・設備の3点を軸に比較すると選びやすくなります。私たちが運営する原宿・明治神宮前駅徒歩1分のスペースは、ハラカド裏に位置し、最大60名まで対応できる複数のスペース構成と、100インチプロジェクターや配信機材、キッチン&バーカウンターを備えているため、送別会の貸切利用にも活用いただけます。過去にご紹介した貸切パーティー会場の選び方もあわせてご覧ください。最新の料金は料金シミュレーターでご確認いただけますので、まずは予約・お問い合わせページからお気軽にご相談ください。