EIGHT SPACE 運営マニュアル

1お問い合わせ対応

押すと、お名前・メール・会社名・利用目的・希望時期をお問い合わせから引き継ぎます。 事務が入れ直す必要はありません。押す前に、何が写るかが画面に出ます。

そのあとは、お客様ご自身に会員ページから 利用日・利用時間・スペース・オプションを選んでいただきます。 こちらで押さえる必要はありません。

2会員誘導の進み具合

お客様の画面に出る「引き継ぎの案内」

ご登録いただくと、お客様のマイページに 「お問い合わせありがとうございます」という案内が出て、そのまま予約画面へ進めます。 出るのは まだ仮予約になっていない、かつ 対応完了ではない ときだけです。

社内メモは「その人」に付きます

社内メモは、お問い合わせ1件ごとではなくお客様1人ごとにたまります。 すでに会員になっている方なら、別のお問い合わせで書いたメモも同じ場所に出ます。 「前に何を話したか」を探して回らずに済みます。

3仮予約が入ったら

確認が要るときだけ、お客様へご連絡ください。 単価と数量を入れておくと、そのまま請求書とキャンセル料の計算に使われます。

日程の一部だけをお使いになるとき

連日でお申し込みいただいたあと、実際に使うのは1日だけになることがあります。 このとき、お問い合わせを「対応完了」にして予約を入れ直す必要はありません。 お問い合わせの進み具合と、予約の中身は別のものです。 いまある予約を、そのまま直してください。

週間の詳細から、そのまま操作する

週の表は、見るだけのものではありません。升目を押すと動きます。

お電話・メールで承ったご予約を、こちらで入れる

月間カレンダーの升目にある ＋、 日を押して出る ＋ この日に予約を追加、 または暦の右上の 予約を入れる から、 会員の代わりにご予約をお入れできます。

予約の中身を直す

予約を押すと開く窓で、日時・利用スペース・利用プラン・利用目的・人数・ オプション・単価・数量・備考・会員へのコメントを直せます。 直したら 変更を保存 を押してください。

予約をやめるとき：キャンセルと削除

予約の窓のいちばん下に、予約をキャンセル と 削除 があります。 押し間違いを防ぐため、保存のボタンからは離して置いてあり、 削除 は押すと この窓の中で、もう一度おたずねします （削除する か やめる）。 「やめる」で閉じるのは、その欄だけで、予約の中身は開いたまま残ります。

4基本契約初回のみ

ご利用のかたちによって、出てくる契約が変わります。

5見積書

発行した見積書からは、そのまま この内容で請求書を作成 で 請求書を作れます。入れ直す必要はありません。

6請求書

発行するまで、お客様には見えません。 宛名は会員の請求先情報から入ります。部署名や宛先が変わっているときは、 発行前に直しておいてください。

発行したあとは、お客様がカードか銀行振込のどちらかで払います。 そのあと何をするかは、下の 7・8 で分かれます。

7カード決済

お客様の画面では、お支払いのあと「お支払いを確認しています」と出て、 決済会社からの通知が届くと「入金済み」に変わります。ふつうは数秒です。

8銀行振込

9支払い方法の違い

10請求書の状態は3つだけ

11イベントが終わったら

12対応完了

13メールの送信

こちらが押したことで出るメール（予約確定・見積書・請求書）は、 押した時点で下書きができて、そのまま確認の画面が開きます。 送信する を押すまで、お客様には届きません。 送らずに閉じても、下書きは 送信待ちを確認 に残ります。

宛先や本文は、再送のときは変えられません。元のまま送り直します。 宛先そのものが違っていたときは、お問い合わせのメールアドレスを直してから、 もう一度ご案内してください。

「送信処理が完了」は、送信サービスへ渡せたところまでです。 お客様の受信箱に届いたか、戻ってきてしまったかは、ここでは分かりません。 届いていないと言われたときは、宛先の綴りを確かめて、 再送する でもう一度送ってください。

招待メールと、パスワード再設定メール

この2通は、これまでよそのサービスの仕組みから出ていました。 そのため差出人がエイトスペース以外の名前になり、 押した先も別のサイトへ飛んでいました。いまは直っています。

14会員からメッセージが届いたら

手順

1. 管理 のダッシュボードで、未読メッセージ を押します。 メッセージ が、未読だけに絞って開きます。
2. お客様の行を押すと、そのお客様とのやり取りが開きます。 開いた時点で未読ではなくなります。
3. 下の欄に返事を書いて、送信する を押します。

設定 の 会員 からも メッセージ で開けます。 まだ一度もやり取りのないお客様へは、こちらから始められます。

やり取りの上に出るもの

会話の上に、そのお客様のこれからのご予約といただいたお問い合わせが出ます。 「どの件のお話か」をすぐ思い出すための目印です。 ここに出るのはそのお客様のものだけで、 近そうなものを推し量って並べることはしません。

お客様に届くお知らせ

お知らせが送れなかったときは、送信待ちを確認 に残ります。 お知らせが送れなくても、メッセージ自体は必ず残ります。 お客様が会員ページを開けば読めますので、あわてて送り直す必要はありません。

利用を停止した会員

止めた会員へは、新しいメッセージを送れません（送るボタンが押せません）。 これまでのやり取りは、これまでどおり読めます。

15スペースの写真と説明

会員の予約画面に出るスペースの番号・名前・説明・定員・料金・受付時間・ 最低利用時間・写真は、すべて 設定 → スペース の1か所で決まります。 画面ごとに書き分けてはいませんので、ここを直せば 会員の予約画面にも管理者の予約画面にもそのまま出ます。

施設全体の写真

会員の予約画面のいちばん上に出る1枚です。 スペース1つ1つの写真とは別で、会場全体の雰囲気を伝えるためのものです。

フロアマップ

01〜07 がどこにあるかを示した図です。施設全体の写真のすぐ下に出ます。 はじめからサイトの図が入っていますので、そのままでもお使いいただけます。 差し替え方は、施設全体の写真と同じ （設定 → スペース の2つめの欄）です。

スペースのご紹介

予約画面の、図のすぐ下に出る一覧です。番号・名前・写真・説明・定員・料金・ 最低利用時間が並びます。ここは見るだけで、選ぶところではありません。 実際にお選びいただくのは、その下の「3 日程とスペースを選ぶ」です。

スペースごとの写真

公開ページに出るもの・出ないもの

16お知らせとSNS

お知らせを書いたら、その内容から Instagram（@eight_dx.space）と X に貼る文をつくれます。 投稿そのものは、いままでどおりアプリから手で行ってください。 ここでできるのは「貼る文をつくる」までです。勝手に出ることはありません。

記事の画面は3つのタブに分かれています。 上から順に進めば、書くところから投稿まで終わります。

「② 確認・公開」のプレビュー

公開したあとのページと、同じ見え方で出ます。 カテゴリ・公開日・タイトル・アイキャッチ・リード・本文が、 記事ページと同じ並び・同じ文字の大きさで並びます。 ここで読みにくければ、公開しても読みにくいままです。

SNSへ移るとき

一覧で、次にすることが分かります

設定 → お知らせ の一覧に、 記事ごとの状態と、次に押すものが出ます。

写真

使えそうな写真が、上から順に並びます。押して選んでおくと、次に開いたときも そのままです。写真はSNSへ自動で送りません。 投稿するときに、ご自身の端末から選んでください。

気をつけていること

17よくあるトラブル